Dans le monde du travail, pour améliorer sa gestion du temps, sa concentration ou encore son organisation, il n’est pas rare de recourir à des techniques d’aide à la productivité telles que la méthode Kanban, la méthode Pomodoro ou la loi de Pareto. Simples à mettre en œuvre et accessibles à tous, ces techniques peuvent aussi s’avérer être de précieux atouts pour votre retour à l’emploi. Voici quelques astuces pour les appliquer… dès maintenant !
1) Visualisez vos projets avec la méthode Kanban
En japonais, Kanban signifie « tableau visuel » ou « étiquette ». Basée sur la visualisation, la méthode Kanban permet d’avoir une vue d’ensemble sur vos projets et leur état d’avancement. Pour ce faire, retranscrivez toutes vos grandes actions sous forme de Post-it ou de « cartes », et intégrez-les à un tableau composé de trois colonnes :
- la colonne « À faire » correspond aux tâches que vous n’avez pas encore commencées ;
- la colonne « En cours » liste les tâches en cours de réalisation ;
- la colonne « Terminé » mentionne les tâches finalisées.
Exemple
| À faire | En cours | Terminé |
|---|---|---|
| - Mettre à jour mon profil LinkedIn - Suivre une formation en ligne |
Rédiger mon CV | - Prendre RDV avec mon conseiller France Travail - Envoyer ma candidature à l’entreprise Dupont |
Le but ici est de faire passer chaque tâche renseignée dans le tableau d’une colonne à l’autre, en fonction de son avancement. À titre d’exemple, la tâche « mettre à jour mon profil LinkedIn » reste dans la colonne « À faire » tant que vous n’initiez pas d’action. Dès lors que vous débutez cette tâche, elle passe dans la colonne « En cours », puis dans « Terminé » lorsqu’elle est entièrement finalisée. Cette méthode vous permet de :
- regrouper toutes vos tâches en un seul et même endroit ;
- identifier les actions passées, en cours et à venir sans perdre de temps ;
- mieux anticiper votre charge de travail. Pour créer votre tableau Kanban, plusieurs options s’offrent à vous. Si cela est possible, équipez-vous d’un tableau blanc : vous pourrez y dessiner vos colonnes et coller les Post-it dédiés aux différentes tâches. Vous pouvez également utiliser du papier à dessin grand format, ou créer un tableau virtuel en utilisant la version gratuite de certains logiciels de gestion de projet adaptés à la méthode Kanban, tels que Trello.
2) Augmentez votre concentration avec la méthode Pomodoro
Vous avez tendance à vous éparpiller et du mal à vous concentrer ? La méthode Pomodoro, imaginée par l’entrepreneur Francesco Cirillo à la fin des années 1980, est faite pour vous ! Baptisée « pomodoro » (« tomate », en italien) en hommage au minuteur de cuisine en forme de tomate que son concepteur utilisait pendant ses études, elle consiste à réaliser des sessions de travail de 25 minutes – ce temps est indicatif et peut être ajusté à la hausse ou à la baisse en fonction de vos besoins – suivies de 5 minutes de pause, puis à prendre 15 à 30 minutes de pause après avoir effectué quatre sessions de travail successives.
Chacune des sessions doit être entièrement consacrée à une seule et même tâche. Néanmoins, les projets les plus conséquents peuvent être découpés en plusieurs sessions. Si vous devez rédiger votre CV, vous pouvez par exemple réservez une première session à la rédaction de la rubrique « expériences », une deuxième session à la rédaction de la rubrique « compétences », et ainsi de suite.
Le but de l’exercice est de rester concentré durant toutes vos sessions en limitant au maximum les distractions extérieures. Grâce à cette méthode :
- vous adopterez une organisation de travail monotâche, bien plus efficace que le multitâches ;
- vous augmenterez vos capacités de concentration sur le long terme : plus votre cerveau sera entraîné, plus vous réussirez à vous concentrer ;
- vous identifierez le temps réel dédié à chaque tâche, et en tiendrez compte dans votre organisation.
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3) Hiérarchisez vos efforts grâce à la loi de Pareto
Conçue par l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto à la fin du XIXe siècle, la loi de Pareto – aussi appelée « règle des 80/20 » – repose sur le principe selon lequel seuls 20 % de vos efforts permettent d’atteindre 80 % de vos objectifs, et qu’il est donc important d’apprendre à bien mobiliser ses efforts.
Pour appliquer cette technique à votre recherche d’emploi, commencez par recenser toutes les tâches et actions que vous menez. Ensuite, analysez la façon dont vous les piloter : ai-je obtenu des résultats ? Ai-je identifié les bonnes priorités ? Quels sont les points bloquants ? En vous questionnant ainsi, vous serez en mesure de replacer le curseur au bon endroit.
Exemple :
Vous démarchez simultanément un grand nombre d’employeurs dans le but de décrocher un entretien, pourtant, les résultats ne sont pas à la hauteur. La loi de Pareto vous permet ici d’inverser la tendance : plutôt que de démultiplier les candidatures, consacrez votre temps et vos efforts à postuler moins mais mieux. Cela vous donnera non seulement les moyens d’identifier les offres qui correspondent réellement à votre profil et à vos attentes, mais aussi d’améliorer nettement la qualité de vos candidatures, et donc d’augmenter vos chances d’être contacté par un recruteur.